Mi az a társasházkezelő rendszer, hogyan működik és milyen funkciók érhetők el benne? Összegyűjtöttük, mi az, ami alapján érdemes egy ilyen szoftvert kiválasztani és megmutatjuk azt is, melyik szolgáltatás pontosan hogyan segíti a felhasználók mindennapjait. Minden, amit fontos tudni a Netház társasházkezelő szoftverről!
Pár szó a társasházkezelő rendszerekről…
A társasházkezelő rendszerek olyan szoftverek, programok, amelyek megkönnyítik a társasházak ügyeit kezelők mindennapjait. Legyen szó közös képviselőről, könyvelőkről, ingatlankezelő magánszemélyekről vagy tulajdonosokról, mindenkinek adminisztrációs terhet vesznek le a válláról, hiszen a törvényi előírásoknak megfelelően működnek. Gördülékennyé teszik a nyilvántartást, az információ kezelését és minden adatot azonnal elérhetünk, letölthetünk, rendszerezhetünk és kezelhetünk velük.
Milyen funkciók lehetnek egy-egy társasházkezelő rendszerben?
A társasházi szoftverek – például a Netház is – számos hasznos funkciót kínálnak a felhasználóknak. Könnyedén felvihetjük a ház, a lakók, az albetétek adatait, nyilvántarthatjuk a tulajdonosok előírásait, befizetéseit, egyenlegét, a társasház kiadásait, számlázhatunk, üzenhetünk a rendszeren keresztül a tulajdonosoknak, a dokumentumtárban mindenkivel megoszthatjuk az Alapító Okiratot vagy az SMSZ-t, de akár a mérőóra állásokat is vezethetjük itt. Egyszerűen lehet nyomtatni, akár e-mailben küldeni a különböző listákat, leveleket, illetve elkészíteni a szükséges dokumentumokat (pl. elszámolás, egyszerűsített mérleg és eredménylevezetés, stb.)
Ki használhatja a társasházkezelő rendszereket, kinek van szüksége rá?
Az ilyen rendszereket, például a Netház szoftvert is mindenki használhatja, aki szeretné egyszerűsíteni az adminisztrációs terheket. Társasházkezelők, közös képviselők felhasználóbarátabb módon tudják nyomon követni az ügyeket, számvizsgálók, könyvelők a törvényi előírások könnyed betartásra mellett gyorsíthatják munkájukat, és a lakók felé egy egyszerű kommunikációt biztosít.
Miért a Netház?
A NETHÁZ Ügyviteli és információs rendszer kifejezetten a társasházak és lakásszövetkezetek könyvelésére lett kifejlesztve. Több mint 15 éve működik megbízhatóan a társasházkezelők, ingatlankezelők, lakásszövetkezetek, könyvelők, önkormányzatok, számvizsgálók és lakók érdekében.
A rendszer felhasználóbarát: azonnali használatra kész, folyamatos supportot kínál, hatékony munkavégzést, adatbiztonságot, költséghatékonyságot tesz lehetővé. A hozzáférés jelszóval biztosított, adatkonverzióval más programokból is migrálhatjuk a szükséges információkat, automatikus könyvelést végezhetünk vele a banki adatok alapján, ráadásul ingyenes kipróbálásra is lehetőség van.
A Netház kiemelkedő képességei:
-
Egyszeres, és kettős könyvelés
-
Egyedileg testreszabható
-
Gyors könyvelés, paraméterezhető lekérdezések
- Barion online fizetés
-
Banki adatok importálása, utalások exportálása
-
Számlanyomtatás a bérlők részére
-
Bevételi és kiadási pénztárbizonylatok
-
Mérőóra állások alapján kötelezettség előírása
-
Rezsicsökkentés nyomtatása, éves felosztás elkészítése
-
Körlevelek és kör e-mail küldése a tulajdonosoknak
-
Késedelmi kamat kiszámítása és kiterhelése
-
Boríték, etikett nyomtatás
-
Tulajdonosi hibabejelentés, munkalap nyomtatással
-
Tulajdonosi folyószámlák
-
Év végi beszámoló, költségvetés, egyszerűsített mérleg
-
Kifizetetlen számlák nyilvántartása
-
További listák: Adóslista, jelenléti ív, tulajdonosi értesítések
Ahogy látjuk, a rendszer egyszerűen kezelhető, gyors, stabil, költséghatékony, folyamatosan frissül és szinte minden feladat elvégezhető vele, ami a társasházkezelésnél és könyvelésnél felmerül. A Netház által fejlesztett programokat közel 300 közös képviselő, ingatlankezelő,
lakásszövetkezet, illetve önkormányzati vagyonkezelő használja jelenleg. Az online lekérdező rendszer mintegy 200 000 háztartásból hozzáférhető, melynek használata nagyban segíti a lakókkal történő hatékony kommunikációt, csökkenti a társasházkezelőre nehezedő munkamennyiséget és a modern társasházi élet nélkülözhetetlen eszköze, már-már alapelvárásnak mondható a tulajdonosok és a számvizsgálók részéről.
Ismerjük meg alaposabban a Netház társasházkezelő rendszerét!
Ahogy már korábban is írtuk, a program egy naplófőkönyvön alapuló egyszeres könyvelési szoftver, amely kifejezetten társasházak könyvelésének segítéséhez, egyszerűsítéséhez lett kifejlesztve. Kezelése gyors és egyszerű: billentyűzetről is minden funkció elérhető, így, ha nem szeretjük, nem kell folyton az egér után nyúlni. A szabadon paraméterezhető kódok, beállítások és egyéb szövegek segítségével a felhasználó saját igényeinek megfelelően testre szabhatja a kezelőfelületet. Természetesen internetes lekérdezési lehetőség is tartozik hozzá.
A nyilvántartott adatok között egyértelműen szerepelnek a társasházak alapadatai, kiadásai, bevételei, az albetétek, tulajdonosok, archív tulajdonosok alapadatai, valamint a tulajdonosi kötelezettségek, befizetések is.
Hogyan történik a Netház program telepítése?
A Netház program telepítésében mindenre kiterjedően segítenek az ügyfeleknek. A telepítésekor egy alap kódrendszer is telepítésre kerül (naplófőkönyv, bevételi és kiadási kódok stb.). Ezért a telepítés után lehetőség van egyből elkezdeni a munkát a társasházak felvitelével, vagy átnézni, beállítani a kódokat.
Bonyolult listázni egy társasházat?
Egyáltalán nem: a program indulása után a Társasházak menü Társasházak menüpontját választva megjelenik a Társasházak listája. Amennyiben korábban már volt rögzítve társasház, akkor az is megjelenik, ha pedig még nem, akkor egy üres táblázatot látunk. A Netháznak az ügyfélszolgálaton kívül van egy letölthető információs füzete, amelyben minden kérdésünkre képekkel illusztrálva választ kapunk.
Milyen adatokat tarthatunk nyilván a társasházkezelő rendszerrel?
-
A társasház címe, irányítószám, település, kerület, utca, házszám, helyrajziszáma
Kitöltése értelemszerűen történik, azzal a kiegészítéssel, hogy a későbbiekben a társasházban lévő lakások (albetétek) felvételénél az itt rögzített címet fogja a program felajánlani, mint az albetét címét – természetesen az átírás lehetőségével.
-
A társasház megnevezése
-
A társasházi bankszámlaszámok
Itt lehet a társasház hoz tartozó bankszámlaszámokat rögzíteni, módosítani (üzemeltetési, felújítási, LTP stb.). Csak azokra a bankszámlákra lehet könyvelni, amelyek itt fel lettek véve. -
A társasház adószáma
-
A kezelésbe kerülés időpontja
-
A kezelésből való kiadás időpontja
-
A társasház alakulásának dátuma
-
A tulajdoni hányad összessége
-
A lakás típusú albetétek összterülete
-
A nem lakás típusú albetétek összterülete
-
A lakások száma
-
A nem lakás célú helyiségek száma
Hogyan lehet felvinni, kezelni és módosítani az albetétek és tulajdonosok adatait?
Az Albetétek listája ablakban amennyiben már volt rögzítve albetét, akkor az is megjelenik, amennyiben még nem, akkor egy üres táblázatot láthatunk a programba belépve. Az albetétek, tulajdonosok adatait módosítani a Módosítás, új albetétet felvenni az Új gomb megnyomásával lehetséges. Módosítás esetén rá kell állni az adott albetétre és ott megnyomni a Módosítás gombot. Ne aggódjunk – ehhez is részletes, képekkel ellátott információs füzet tartozik, ami alapján tökéletes el lehet igazodni a Netház rendszerében.
Ehhez kapcsolódóan az albetét címének adatait, a területét, az ehhez tartozó hányad mértékét, a tulajdonos, haszonélvező nevét – és számos más információt is fel lehet vezetni a rendszerbe.
Lehetséges beállítani a tulajdonosok részére kötelezettségeket – például a havonta rendszeresen megfizetendő díjakat?
Igen, van erre lehetőség a Netház rendszerében! Egyesével vagy csoportosan is adhatunk meg ilyen díjakat, és akár több kötelezettséget is rendelhetünk egy lakóhoz.
Mi az a Naplófőkönyv és miért van rá szükség?
Minden egyes társasház egy-egy önálló gazdálkodási egység, így rendelkeznie kell a gazdálkodási események rögzítésére szolgáló, az egyszeres könyvvitel szabályainak megfelelő formanyomtatvánnyal, a naplófőkönyvvel. Ezen naplófőkönyv szerkezetének kidolgozása kell, hogy legyen a rendszerrel végzett első feladat, hiszen a későbbiekben a könyvelés során, itt (is) a naplófőkönyvben fognak megjelenni a különböző könyvelt tételek. Ez a munka könyvelői szaktudást igényel. A program telepítésekor tartalmaz egy alap naplófőkönyvet, mely módosítható, bővíthető.
Mik a leggyakrabban használt funkciók a társasházkezelő rendszerben és mire jók ezek?
-
Tulajdonosok kötelezettségének előírása, a befizetéseinek lekönyvelése, a tulajdonosi egyenlegek listázása
-
Társasház bejövő számláinak a nyilvántartása, a kiadásainak és bevételeinek könyvelése.
-
Különböző listák, értesítések nyomtatása, levélben, illetve e-mailben való elküldése
-
Bérlők részére történő számlázás
Egyéb hasznos funkciók
Garázsok, tárolók
Külön kezelhetők a garázsok és tárolók, amiknek az adatait részletesen fel lehet vinni és rendszerezni a programban.
Dokumentumkezelés
Minden társasházhoz kapcsolódó dokumentumot fel lehet tölteni egy dokumentumtárba, pl. az Alapító Okiratot vagy az SZMSZ-t (Szervezeti és Működési Szabályzatot), Közgyűlési Jegyzőkönyveket, így egy helyen megtalálhatók lesznek a fontos adatok.
Pénztárbizonylat
A befizetések, kiadások igazolására az előzetesen megadott adatok alapján gyorsan állíthatunk ki a törvényes előírásoknak megfelelő pénztárbizonylatot.
Egyszeres könyvvitel
Az egyszeres könyvvitel talán a legegyszerűbb könyvelési technika, célja a vállalkozás pénzügyi helyzetének nyomon követése, amit a Netház rendszerében könnyedén megtehetünk. Az egyszeres könyvvitel során csak a bevételeket és kiadásokat kell nyilvántartani, az eszközök és kötelezettségek nyomon követése nélkül.
Az egyszeres könyvvitel alkalmazása nem kötelező jogszabályi előírás és általában kisebb vállalkozások, illetve magánszemélyek, például egyéni vállalkozók alkalmazzák. Az egyszeres könyvvitel tehát pénzforgalmi szemléletű, ami elsősorban a bevételeket és kiadásokat tartja nyilván, időrendi sorrendben.
Kettős könyvvitel
A kettős könyvelés eredményszemléletű, vagyis a költségeknek mindig ahhoz az időszakhoz kell kapcsolódniuk, amikor a gazdasági esemény bekövetkezett. Célja a vállalkozás pénzügyi helyzetének pontos, részletes és folyamatos nyomon követése. A bevételek és kiadások mellett az eszközök és a kötelezettségek, szinte minden fontos adat bekerül a nyilvántartásba. Alapját a naplófőkönyv, a mérleg képezi, amiket a könyvelő az aktuális jogszabályoknak megfelelően készít el. A szabályoknak való megfelelés mellett a pénzügyi helyzet ellenőrzése, a vállalkozás anyagi háttere is elemezhetővé válik. Erre a könyvelési módszerre is lehetőséget biztosít a Netház rendszere.
Egyéb elérhető funkciók
A programban megtalálható a beépített számlázó (számla beküldése a NAV felé), az egyszerűsített mérleg és eredménylevezetés, importálhatók az óraállások, használható a kamatszámítás és előírás, az OC31 automatikus csekk könyvelés. Fel lehet tölteni a számlákat az OTP Elektrába, kezelni lehet a csoportos beszedési megbízásokat, és a csekknyomtatás és kitöltés is megtalálható a felületen.
Jelenleg fejlesztés alatt áll a bankszámla szinkron, a NAV számlaszinkron, a biztosítási alkusz funkció, a finanszírozási ajánlatkérés, az online követeléskezelés modul, a szavazás funkció és a mobilalkalmazás is.
A feljebb bemutatott szolgáltatásokon kívül természetesen sokkal több szolgáltatás is elérhető a szoftverben – itt csak a leggyakrabban használ funkciókat részleteztük.
GYIK a Netház társasházkezelő rendszerről
Jelenleg is használok egy programot, aminek vannak hiányosságai, de mégsem merek váltani – mi van, ha rosszabb lesz a másik rendszer?
Gyakori eset, hogy az ingatlankezelők, társasházakat vagy lakásszövetkezeteket könyvelő szakemberek nehezen váltanak programot annak ellenére, hogy elégedetlenek a jelenlegi megoldásukkal vagy az ahhoz kapcsolódó szolgáltatással. Sokan tartanak az új társasházkezelő program bevezetésekor az adatvesztéstől, az extra munkától, az új ügyviteli program elsajátításának nehézségeitől, a technikai problémáktól és gyakran azt sem tudják milyen szempontok alapján válasszanak.
A Netháznál egyik problémától sem kell tartani: a használata könnyen elsajátítható, a felépítése átlátható, logikus, segítenek a telepítésben és ezáltal a program máris használatra kész lesz.
Mennyibe kerül a Netház Ügyviteli és információs rendszer használata?
A havi előfizetés alapdíja: nettó 100 Ft / albetét / hónap, a szolgáltatási díj az egységdíj és a kezelni kívánt albetétszámok szorzata. A díjazás az egyedi megállapodás részét képezi, egy személyre szabott megállapodás alapján.
Több bankszámlát is meg lehet adni a programban?
A Netház program többféle pénzforgalmi számlát is képes kezelni. Ezeket a számlaneveket külön lehet beállítani, majd a későbbiekben ezekre történik a könyvelés.
Ki lehet mutatni a program által kiállított számlákon a rezsicsökkentést?
Igen, ráadásul a törvény szerint a számla beérkezésének dátuma alapján kell a kimutatásokat elkészíteni. A programban három helyen is lehet rögzíteni a rezsicsökkentés kimutatásához szükséges adatokat: a beérkező számlák iktatásánál, külön a rezsicsökkentés miatt felvett ’Rezsicsökkentés’ gombnál és a kiadások könyvelésénél.
Szolgáltatásaink csak szerződött partnereink részére elérhetőek el, ezért amennyiben egy vagy több társasházzal igénybe szeretné venni a Netház program előnyeit, akkor kérjük jelezze felénk a sales@nethaz.com email címen. Személyre szabott, kedvező havidíjas ajánlatot készítünk Önnek az albetétszám ismeretében.
